Quando affidi il tuo archivio a un partner esterno, non stai cercando solo spazio. Stai cercando sicurezza, riservatezza, controllo e continuità operativa.
Archivi S.p.A. ha sviluppato un sistema integrato in cui software proprietario, automazione robotizzata e infrastruttura dedicata lavorano insieme per gestire in modo più sicuro e più preciso le attività documentali più delicate.
Non è un semplice servizio di archiviazione. È un modello progettato per offrire governance documentale, ridurre i rischi e aumentare il controllo sul patrimonio informativo aziendale.
PILASTRO 1 — TECNOLOGIA PROPRIETARIA
Tutto sviluppato internamente, per darti più affidabilità
Il sistema robotizzato, il software gestionale, le strutture di deposito in acciaio e i contenitori in PEAD sono progettati internamente. Questo permette di controllare ogni fase del servizio senza dipendere da fornitori esterni e senza compromessi tecnici.
Al centro c’è un software proprietario che localizza ogni contenitore, registra gli accessi, monitora le scadenze e può integrarsi con i sistemi già presenti in azienda.
Il vantaggio per te: una filiera più solida, più coerente e più controllabile.
PILASTRO 2 — CONSERVAZIONE NELLE MIGLIORI CONDIZIONI POSSIBILI
I tuoi documenti meritano una protezione superiore
La protezione del documento parte dal modo in cui viene conservato. Per questo Archivi S.p.A. utilizza contenitori in PEAD, resistenti a fuoco e acqua e chiusi con clip di sicurezza, molto più affidabili rispetto a scatole in cartone o scaffali aperti.
All’interno, i fascicoli vengono protetti con buste microforate, che aiutano a preservare la carta da polvere e umidità nel lungo periodo.
Per la documentazione di pregio è disponibile anche il condizionamento sottovuoto, pensato per garantire un livello di protezione ancora più elevato.
Il risultato: documenti conservati in condizioni ottimali, oggi e nel tempo.
PILASTRO 3 — RISERVATEZZA ASSOLUTA
Nessuno entra. Solo il sistema sa dove si trova ogni contenitore.
La riservatezza non si affida solo alle procedure. Deve essere progettata nella struttura del servizio.
Una volta che i contenitori entrano nel deposito robotizzato, il contatto con l’uomo termina. Il robot è l’unico che si muove tra gli scaffali. Inoltre, all’esterno sono completamente anonimi: nessuna indicazione visibile del contenuto, solo un codice a barre interpretabile dal sistema.
Ogni consultazione richiede un’autorizzazione formale e ogni accesso viene registrato con precisione.
Cosa significa per te: più tutela dei dati, più controllo sugli accessi e una ggiustificato-sillabatoestione della riservatezza costruita in modo concreto.
PILASTRO 4 — CONTROLLO TOTALE
Sai sempre cosa hai, dove si trova e chi può accedervi
Con il software gestionale proprietario hai una visione aggiornata del tuo archivio in ogni momento: contenitori occupati, contenuti, posizione e scadenze di conservazione.
Attraverso WebTeca, il portale dedicato, puoi:
- cercare documenti in modo rapido;
- richiedere fascicoli specifici;
- consultare originali o copie digitali;
- configurare accessi e permessi per ruolo.
I criteri di ricerca vengono costruiti sulle esigenze della tua organizzazione: anno, cliente, numero pratica, serie documentale e altri metadati utili.
Il beneficio: meno tempo perso, più ordine e accesso immediato alle informazioni.
PILASTRO 5 — GESTIONE PROATTIVA
Un archivio che resta efficiente anche nel tempo
La differenza tra un semplice deposito e un partner documentale si vede nella gestione quotidiana.
Il sistema monitora costantemente le scadenze di conservazione e segnala i documenti che non è più necessario mantenere. Se decidi di procedere con lo scarto, Archivi S.p.A. gestisce l’intero processo: prelievo automatico, distruzione certificata, rilascio della documentazione e avvio al riciclo della carta.
In questo modo il tuo archivio non accumula materiale obsoleto e resta ottimizzato, conforme e sotto controllo.
PILASTRO 6 — VISIONE SUL FUTURO
L’archivio fisico diventa base per la trasformazione digitale
Un archivio ben strutturato non serve solo a conservare meglio. Serve anche a rendere i dati documentali più organizzati, più interrogabili e più utili per il business.
Grazie a una struttura ordinata e indicizzata, i documenti possono alimentare processi di ricerca avanzata, integrazione con sistemi evoluti, riducendo i tempi di ricerca e migliorando la disponibilità delle informazioni tra sedi e reparti.
Scegliere Archivi S.p.A. oggi significa costruire fondamenta solide per la trasformazione digitale di domani.
Perché scegliere Archivi S.p.A.
Archivi S.p.A. e la scelta giusta per le aziende che vogliono:
- più sicurezza nella conservazione dei documenti;
- più riservatezza nella gestione delle informazioni sensibili;
- più controllo su accessi, richieste e scadenze;
- più efficienza nella consultazione;
- più valore dal proprio patrimonio documentale nel tempo.