Il sistema Archivi S.p.A. è nato per rispondere alle esigenze di organizzazioni strutturate, che gestiscono volumi documentali significativi e non possono permettersi i rischi della gestione manuale.
Nel tempo abbiamo scoperto che queste esigenze sono trasversali — cambiano la scala e il settore, ma la necessità di controllo, riservatezza e accesso immediato è la stessa per una catena della grande distribuzione, per un Comune e per uno studio notarile.
CATEGORIA 1 — PUBBLICO
La memoria istituzionale della Toscana.
Gestiamo gli archivi di oltre 50 Comuni in Toscana. Per la pubblica amministrazione la gestione documentale non è solo una questione operativa — è un obbligo istituzionale regolato da norme precise e soggetto alla vigilanza delle Sovrintendenze Archivistiche.
I nostri archivisti laureati supportano gli enti pubblici in ogni fase del ciclo di vita documentale: dalla redazione degli elenchi di consistenza alla gestione degli elenchi di scarto, dall’interazione diretta con la Sovrintendenza Archivistica per i nullaosta di legge, alla gestione del Massimario di Scarto e della Sezione Separata per i documenti storici oltre i 40 anni.
Non forniamo solo spazio — forniamo competenza archivistica certificata al servizio della memoria pubblica.
CATEGORIA 2 — PRIVATO
Quando ogni metro quadro ha un valore.
Per le aziende private il tema centrale è l’efficienza economica. Ogni metro quadro occupato da archivi cartacei è spazio sottratto alla produzione, alla vendita o alla logistica. Per una catena della grande distribuzione ogni slot di magazzino ha un valore commerciale preciso, misurato dalla rotazione delle merci che ci passano. Uno slot occupato da archivi non fa girare nulla.
I risultati misurati sui nostri clienti aziendali parlano chiaro:
-60%
nei tempi di ricerca documentale
-30%
nei costi complessivi di archiviazione
100%
di recupero degli spazi per attività produttive
Gestiamo documentazione di ogni tipologia — fatture, contratti, fascicoli HR, fascicoli clinici, etc.— con la possibilità di integrare il nostro sistema direttamente con i gestionali ERP già in uso, rendendo la transizione trasparente e immediata.
CATEGORIA 3 — PROFESSIONISTI
Riservatezza e reperibilità. Senza compromessi.
Per i professionisti — notai, commercialisti, avvocati, architetti — l’archivio documentale è il cuore dell’attività. I fascicoli dei clienti contengono dati sensibili che richiedono il massimo livello di riservatezza. La reperibilità immediata non è un comfort — è una condizione essenziale di lavoro.
Uno studio notarile che non riesce a trovare un atto nel momento in cui serve non può semplicemente rimandare. Un commercialista che non ha accesso immediato alla documentazione fiscale di un cliente durante un controllo dell’Agenzia delle Entrate si trova in una posizione critica.
Il nostro sistema garantisce entrambe le cose simultaneamente: riservatezza assoluta attraverso il modello No-Human Zone e accesso digitale immediato attraverso WebTeca. I due obiettivi che sembrano in contraddizione — massima sicurezza e massima accessibilità — diventano compatibili grazie all’automazione.
I numeri che contano
Tre indicatori misurati sui nostri clienti:
80+
km lineari
Capacità totale di stoccaggio tra le sedi di Prato e Firenze.
50+
enti pubblici
Comuni e Enti toscani che ci affidano la loro memoria istituzionale.
-60%
tempi di ricerca
Il risultato medio misurato sui clienti che hanno esternalizzato la gestione documentale.