Affidare il tuo archivio a un partner esterno non significa perdere controllo. Significa finalmente avere più ordine, più sicurezza ed accesso rapido ai documenti, senza occupare spazio interno e senza rallentare il lavoro operativo.
Per questo abbiamo costruito un processo semplice, trasparente e tracciabile in ogni fase: dalla presa in carico dell’archivio fino alla consultazione digitale dei fascicoli.
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Sopralluogo gratuito e progetto su misura
Ogni archivio ha caratteristiche diverse. Per questo partiamo da un sopralluogo gratuito presso la tua sede, senza impegno.
Analizziamo volumi, tipologia dei documenti, organizzazione attuale e criticità operative. In questo modo possiamo proporti una soluzione concreta, con tempi, modalità e costi chiari fin dall’inizio.
Cosa ottieni subito:
- una valutazione tecnica professionale;
- un progetto personalizzato;
- un’offerta costruita sulle reali esigenze della tua azienda.
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Ritiro dei documenti in totale sicurezza
Ci occupiamo direttamente del ritiro con personale qualificato e mezzi dedicati, garantendo la massima attenzione in ogni passaggio.
Ogni movimentazione viene gestita in modo tracciato, così sai sempre dove si trova il tuo archivio. L’ordinamento originale dei fascicoli viene mantenuto, evitando errori e dispersioni.
Il vantaggio:
zero complessità per il tuo staff e massima continuità operativa per la tua azienda.
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Catalogazione precisa e archivio subito ricercabile
Una volta arrivati in sede, i documenti vengono catalogati con un sistema che associa ogni fascicolo a un codice a barre univoco.
Questo crea il gemello digitale del tuo archivio: ogni unità documentale viene identificata, tracciata e resa facilmente ricercabile. I criteri di ricerca vengono configurati in base alla tua organizzazione interna, per esempio per anno, cliente, numero pratica o serie documentale.
Il risultato è immediato:
- più ordine;
- meno tempo perso nella ricerca;
- più controllo sul patrimonio documentale.
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Deposito robotizzato ad alta sicurezza
Dopo la catalogazione, i documenti vengono conservati in un deposito robotizzato, progettato per offrire un livello di protezione superiore rispetto alle soluzioni tradizionali.
L’area di deposito è gestita dall’automazione e separata dagli spazi operativi. I contenitori, realizzati in materiale ad alta resistenza, proteggono il contenuto da rischi fisici e contribuiscono a garantire la massima riservatezza.
Per la tua azienda significa:
- maggiore sicurezza fisica dei documenti;
- accessi controllati;
- tutela concreta delle informazioni riservate.
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Accesso rapido ai documenti quando ne hai bisogno
La sicurezza non deve complicare l’accesso. Con WebTeca, il portale proprietario dedicato, gli utenti autorizzati possono richiedere un documento in modo semplice, veloce e tracciato; oltre a poter consultare la parte di archivio già digitalizzata.
Il processo è lineare: richiesta online, recupero del contenitore, scansione del fascicolo e caricamento del file digitale sul portale.
Ogni operazione viene registrata, così hai sempre visibilità su accessi, richieste e utilizzo dell’archivio.
Sono disponibili anche servizi aggiuntivi come:
- consegna dell’originale cartaceo;
- consultazione presso la sede;
- gestione delle scadenze di conservazione;
- distruzione certificata con rilascio della documentazione.
Perché scegliere questo servizio
Gestire un archivio documentale in modo efficiente significa recuperare tempo, spazio e risorse. Con un processo strutturato come questo ottieni un archivio che non è solo conservato, ma finalmente organizzato, protetto e davvero utilizzabile.
In concreto ottieni:
- meno spazio occupato in azienda;
- più sicurezza nella conservazione;
- più rapidità nella consultazione;
- più controllo su accessi e movimentazioni;
- un supporto concreto nella gestione del ciclo di vita dei documenti.