Il patrimonio documentale della tua azienda merita più di uno scaffale.
Ritiriamo, cataloghiamo, custodiamo e gestiamo i tuoi documenti.
Con tecnologia proprietaria, riservatezza assoluta e accesso digitale immediato.
Perché esternalizzare
Il tuo archivio ti costa più di quanto pensi.
La gestione interna dei documenti ha costi reali che raramente vengono calcolati.
Spazio
Metri quadri sottratti al business
Ogni scaffale occupato da archivi cartacei è spazio che non produce valore. Per una struttura commerciale, è spazio che non fa girare merce.
Tempo
Il documento che non si trova
Ricerche manuali, dipendenza dalla memoria di singoli dipendenti, fascicoli smarriti. Il tempo perso ha un costo che nessuno misura.
Rischio
GDPR e accessi non controllati
Documenti a vista su scaffali aperti, nessun log di accesso, nessuna tracciabilità. Un rischio legale concreto che spesso viene ignorato.
Costo nascosto
Un costo fisso senza valore aggiunto
Affitto, personale, materiali. L’archivio interno sembra gratuito ma non lo è mai. Esternalizzare costa meno di quanto sembri.
Come funziona
Un processo senza sorprese.
Dalla prima telefonata alla consultazione digitale, ogni fase è gestita da noi. Tu non devi fare nulla di straordinario.
1
Sopralluogo gratuito
Veniamo da te. I nostri tecnici valutano il tuo archivio, misurano i volumi e ti forniscono un piano dettagliato. Senza impegno.
2
Ritiro e trasporto
Prendiamo tutto noi. Ritiriamo i documenti con mezzi dedicati e personale qualificato, garantendo la catena di custodia dal primo momento.
3
Catalogazione
Cataloghiamo ogni fascicolo. Ogni documento riceve un’identità digitale univoca. Da questo momento sai esattamente cosa hai e dove si trova.
4
Deposito robotizzato
Entra nel caveau. Solo il robot sa dove. I contenitori vengono presi in carico dal sistema automatizzato e stoccati in un ambiente inaccessibile, buio e protetto.
5
Accesso e gestione
Il tuo archivio, a portata di click. Tramite WebTeca puoi richiedere qualsiasi documento in 24/48 ore. Ogni accesso è registrato. Noi ti segnaliamo cosa non ti serve più.
Il primo passo è un sopralluogo gratuito e senza impegno.
Perché scegliere noi
Non tutti gli archivi sono uguali.
Accesso, privacy, sicurezza, tracciabilità: abbiamo automatizzato ogni aspetto sensibile della gestione documentale per eliminare i rischi che un compito così delicato non può permettersi. Un servizio che ridefinisce lo standard del settore.
Tecnologia proprietaria
Tutto sviluppato da noi. Il sistema robotizzato, il software gestionale e le strutture di stoccaggio sono brevetti e sviluppi interni. Non siamo rivenditori di un servizio altrui.
Custodia nelle migliori condizioni possibili
Contenitori che resistono a tutto. Utilizziamo esclusivamente contenitori in polietilene ad alta densità, ermetici e resistenti a fuoco e acqua. I tuoi documenti sono fisicamente al sicuro nel modo più assoluto possibile.
Riservatezza assoluta
Nessuno entra. Solo il robot sa dove. I contenitori sono anonimi, identificati solo da codice a barre. Nessun operatore umano accede al deposito. Nessun documento è visibile senza autorizzazione scritta del cliente.
Controllo totale
Sai sempre cosa hai, dove si trova, chi l’ha visto. Il nostro software registra ogni evento in modo indelebile. Hai una visione completa e aggiornata del tuo patrimonio documentale in ogni momento.
Gestione proattiva
Non aspettiamo che tu chieda. Ti segnaliamo i documenti prossimi alla scadenza di conservazione. Gestiamo lo scarto con certificazione. Il tuo archivio non invecchia mai in modo silenzioso.
Chi si fida di noi
Scelti da chi non può permettersi errori.
Il nostro sistema funziona per realtà molto diverse tra loro. Perché il problema della gestione documentale è trasversale – cambia la scala, non la necessità di farlo bene.
Pubblico
Gestiamo gli archivi di oltre 50 Comuni e Enti Provinciali in Toscana. Dove la conservazione documentale è un obbligo di legge e la tracciabilità è un dovere istituzionale.
Privato
Aziende della grande distribuzione, del retail, dell’automotive. Realtà dove ogni metro quadro ha un costo e ogni documento ha un valore.
Professionisti
Studi notarili, commercialisti, architetti. Dove riservatezza e reperibilità immediata non sono optional ma condizioni essenziali di lavoro.
